【 管理前哨站／ 組織運作如打橄欖球 】 文化行銷所 林隆儀老師專欄

【 文化行銷所 林隆儀老師專欄 】
管理前哨站／ 　組織運作如打橄欖球
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棒球比賽最忌暴投與漏接，無論是投手暴投，捕手或其他守備球員漏接，不是給競爭對手上壘的機會，就是白白送分給對手，甚至因而飲恨敗北，不僅球員臉上無光，觀眾、球迷也為之扼腕。
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任何組織的管理與運作都不是靠少數幾個人，而是必須透過組織的力量，才能有效創造績效。組織的力量包括橫向畫分組織功能，各司其責；縱向區分管理功能，權責分明，結合組織整體的力量，指向所要達成的目標。主管力量有限，透過組織運作的力量，才能發揮眾志成城的綜效。
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組織管理講求循著指揮鏈進行雙向溝通，使上意得以下達，下情得以上傳，成員知所應為，組織運作順暢，才能圓滿達成任務。組織管理也講究命令統一，透過指揮系統貫徹上級的命令，有效率的達成目標。為了使組織運作順暢，組織設計常視組織規模大小，在高峽型與扁平式組織之間做抉擇，希望藉助組織設計原理與運作，做到人人有事做，事事有人做的境界。
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高峽型組織屬於傳統的組織設計模式，組織結構的設計比較嚴謹，一個蘿蔔一個坑，上下層級結構分明，職權規範清楚，管理層級雖然多，各層級的管理幅度相對狹小，管理績效相對容易掌控，但是組織溝通流程長，常因為鞭長莫及讓執行力被大打折扣，形成組織運作上的通病。
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從下達命令的立場言，上層主管所下達的命令，容易陷入資訊（命令）愈傳愈少，愈傳愈偏差的現象，不是造成命令被扭曲，就是資訊被誤解，更嚴重的是漏接命令，部屬無所事事，主管期望落空，甚至陷主管於不義而不自知。再從下情上達的角度言，部屬逐級向上報告時，容易出現報喜不報憂現象，各層級主管粉飾太平，自我感覺良好，高階主管位居要職，聽不到真正聲音，看不到真實狀況，組織生病，莫此為甚。
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扁平式組織主張尊重個人，重視專業，鼓勵自主管理，減少無謂監督，組織層級少，各層級管理幅度大，可以改善高峽型組織的部分缺失。然而構想雖佳，但是實際運作上仍然狀況不斷，問題叢生。組織運作常因為彈性大，管理鬆散，職權存有模糊空間，同一件事交待給多部門，不是出現互相推諉，等待協調與釐清，裹足不前，就是出現交辦對象不對的誤投與暴投現象，執行乏力，績效落後。
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組織運作需要成員發揮橄欖球隊精神，緊抱不放，奮力往前衝，不達目的絕不終止。此外，組織運作切忌成員養成排球隊習慣與作風，凡事都往外推，自己落得輕鬆，置組織目標於不顧。
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改善組織運作暴投與漏接現象，我曾經設計一張簡單的表格，縱向逐一列出工作項目，橫向列出相關部門，組合成「工作承接矩陣」，每一項工作的主辦部門與相關部門，分別用◎與○符號在適當位置註記，這樣一來每一項工作由哪一部門主辦，和哪些部門相關，執行上需要注意哪些重點，一目了然，知所當為，不但可以有效防止組織暴投的窘境，也可以杜絕命令漏接現象。
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組織規模愈大，業務領域愈廣，愈容易產生龐然大物效應，複雜之煩，問題之多，常常是管理人員始料未及。沒有所謂最好的組織結構設計，只有最適合組織有效運作的組織結構，實際運作上必須步步為營，進而防止暴投與漏接方為上策。
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