2018年11月29日 星期四

【文化大學/ 行銷研究所 張威龍老師 專欄】
管理講堂/ 巧妙進言 適時變通
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《觸龍說趙太后》的故事提到:趙孝成王剛繼位時,由於年紀尚輕,便由其母趙太后代為攝政。而秦國則趁此時機,大舉進攻趙國。形勢危急之下,趙太后便決定向齊國求援。齊國答應出兵的條件是要趙太后的小兒子長安君入齊作人質。趙太后由於溺愛長安君,便執意不肯。
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大臣們紛紛進諫勸趙太后以國事為重,趙太后起初決意不肯讓長安君為質出使齊國,這時,德高望重的左師觸龍便站出來,同樣的話題,卻以不同的方式成功勸說了趙太后,使長安君出使齊國,解了趙國的燃眉之急。
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觸龍一開始與太后談飲食起居,其實是在試探與瞭解情況。在瞭解太后對他有戒備之心的時候,沒有急於說明來意,而是通過「愛其幼子」這個太后極為感興趣的話題,與她建立進一步的關係。在瞭解到太后的情緒有所緩和之後,觸龍就用同為「愛子」之人,為兒子冒死索要職位的藉口,表達出「丈夫亦愛憐其少子」之情,與太后產生共鳴。
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此時二人已是聊家常狀態。觸龍還是沒有唐突,順序地指出太后愛子不如愛女,先是說明太后在女兒出嫁時的悲傷神情,而後再說到希望子嗣繼承侯位上。接下來,觸龍通過連續的提問,說明君王的子嗣為何很難繼承其爵位。最後才進入主題,讓太后明白,如果一味地溺愛長安君,讓他養尊處優,將來他就無法在趙國安身立命。
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在職場,講究資歷和能力,誰都希望在一家發展前景好的公司長久地待下去,資歷愈高,貢獻愈大,待遇也就會愈好。由於工作中的每一個弊端都會在將來對公司產生重大的影響,員工要主動去發現並解決這些問題,並向上級反映,或與同事溝通。只有解決這些問題,才能不斷完善工作環境。同事之間互相扶持,才能長久發展下去。
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然而,如何向上級提建議,並不是那麼簡單。如上述趙太后例子,進諫不成反被殺的案例比比皆是。雖然時代不同,但在現實生活中,仍有因為直言而被排擠打壓的案例,這些教訓是身在職場者所必須明白和吸取的。直言,是一個人有擔當、有責任的表現,不能因為懼怕就不為,但是如何才能使對方接受,而又能避免麻煩,是有學問的。
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智者在提建議的時候,事先要考慮好,不能隨意為之,要考慮是否可行,對自己是否有負面的影響,能不能打動對方。而且對方的情況隨時都有可能變化,我們要根據對方的各種變化而調整應對的策略,不能使自己處於被動。一定要考慮周全,局面不利的時候,寧可不說也不能「胡說」。
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巧妙進言,就是,對於積極向上的人來說,要以正面崇高美好言詞來溝通;對於頹廢落後的人,就要從「陰」的方面,用一些負面不祥的後果來與之溝通以刺激他改變。如上例,要讓太后想明白,如果現在不讓長安君為國立功,其後果就是他無法立身趙國。因此,無論什麼情況下,都可以提建議,說想法,但要講究方式方法,有時候需要開門見山,有時候需要循循善誘,有時候需要注意場合,有時候需要措辭得當。具體情況具體對待,關鍵是需要看清形勢,不能盲目,不能冒進,才能通過巧妙的布局,擊中對方的內心。
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進攻永遠是最好的防禦手段,工作中遇到問題不應逃避,勇敢地面對,積極地建言獻策,不僅可以化解危機,還可以讓上級主管從中看到我們的能力,從而另眼看待,讓我們的事業更上一層樓。
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2018年11月27日 星期二

【 文化行銷所 林隆儀老師專欄 】
管理前哨站/  溝通協調 領導必備能力
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管理工作首重領導,主要是在引導及匯集他人的努力,達成公司目標。而主管人員要在忙碌中帶領部屬達成目標,需要有過人的智慧與領導力,以及具備忙中有序,臨危不亂,冷靜沈著,精準理出頭緒等人格特質,輔之以柔軟的身段,擅長溝通,圓滑協調,才能排除種種困難,圓滿達成目標。
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舉例來說,南部有一家公司,正在興建一座工廠,施工多時之後,發現問題重重,工程進行得非常不順利,不但進度嚴重落後,而且工程品質欠佳,眼看著向國內外購置的機器設備就要進場了,廠房還沒有完工,管理當局相當緊張。
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管理當局認為這樣下去不是辦法,在改弦易轍不易的前提下,不得不陣前換將,任命一位年輕經理(姑且稱為林經理)接手建廠工作。董事長對這位經理有很深的期許,特別約見,勉勵一番說:「建廠進度嚴重落後,我看你年輕有為、負責盡職,希望由你來處理及接辦後續工作」。
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林經理當場向董事長報告,他既不是學土木工程,也沒有建築工程方面的知識與經驗,恐怕會令公司大失所望。董事長說:「建廠的專業工作有專業廠商負責,你只要扮演溝通與協調的角色,使工程順利進行,何懼之有?」。
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臨危授命的林經理就這樣接任這個新職,懷著戰戰兢兢的心情,全力以赴。
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上任後立刻展開瞭解現況工作,試圖找出工程落後的原因,理出頭緒,解決問題。他發現兩大問題,第一是建廠政策問題:採用「公司供料,營造廠代工」模式,建廠所需的建材全數由公司採購與發包,然而供料廠商家數之多,超乎公司的預料,相關人員忙得團團轉,效率低落。
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第二是專業管理能力問題:建廠本來就不是公司的專長,加上眾多供料廠商和營造廠的立場不同,各自站在自己方便作業的立場著想,前後工程的配合與合作機制失靈,難怪工程進度嚴重落後。
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第一項問題屬於政策性決策,暫時難以改變,只得從第二項問題著手。林經理深知在既有情況下,親自到現場逐一理出頭緒,積極和供料廠商與營造廠溝通,居間協調,扮演整合者的角色。說來簡單,執行不易,花費許多心思與苦心才有回報,接下來問題逐漸獲得解決,建廠工作開始走上軌道,施工進度有所進展,工程品質也有明顯改善。歷經一年的時間,終於完成第一期建廠工程的收尾工作,圓滿達成任務。
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接下來的建廠工作還有第二期、第三期、第四期工程待進行,林經理建議改變發包策略,改採「統包方式」,由得標的營造廠承包整個建廠工程,化繁為簡,回歸專業,公司只針對一家營造廠,管理重點在於施工進度與工程品質的管控,至於建廠的專業技術與作業則由營造廠依照設計藍圖與合約規範執行。
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經過此一重大改變,建立嶄新管理模式,第二期、第三期、第四期建廠工程都順利進行,不再為建廠工作所困擾。
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綜觀此一建廠案例得以圓滿達成任務,前一階段歸功於精準掌握現況,正確理出頭緒,擅長溝通協調,提出解決方案,終於完成第一期工程收尾工作;第二階段得力於改變建廠策略,採用統包方式,化繁為簡,回歸專業,為後續建廠工作奠定良好基礎。
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