【 降低採購成本.. 把握議題與機會】文化行銷所 林隆儀老師專欄

管理前哨站／ 　降低採購成本.. 把握議題與機會
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企業經營環境瞬息萬變，有些變化給企業帶來好機會，有些改變對企業經營構成威脅，即使同一議題的改變對某些產業帶來大好機會，對某些公司卻構成嚴重威脅。匯率變化就是一個最好的例子，本國貨幣兌換美元的匯率若升值，對進口貿易有利，若貶值則對出口貿易有利。
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民國76年到82年間，新台幣兌換美元的匯率從35元逐漸升值到25元，創下新台幣匯率升值到歷史最高點的紀錄。當時我在企業服務，擔任採購部經理，眼見匯率變動是商場重要的議題，研判匯率波動對購買進口品的買方有利，是降低採購成本的大好機會，於是積極和廠商洽談降低成本相關事宜。
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當時的想法很單純，認為廠商從國外進口的原材料、機器設備，若因為新台幣兌換美元的匯率升值而降低成本，應該有「分享降價」的機會與空間。
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此一構想提出後，廠商普遍認為匯率變化莫測，而且風險很大，要「分享降價」，實有困難。當時我的論點認為新台幣兌換美元的匯率若因為升值而降低進口成本，這並非你我努力的結果，有如「天上掉下來的禮物」一般，因此反映部分「禮物」應不為過，經過漫長的溝通，此一論點逐漸獲得認同，終於被供應廠商接受。
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接下來就是如何運作的問題，經過多次冗長的溝通與討論，我所關心的是未來美元的走勢，是升是降其實沒人知道，而且微幅升值所反映的價格微不足道，徒增作業困擾罷了，於是我提議在採購合約上訂定反映匯率變化的機制，設定幾個級距，新台幣升值若達到級距中所設定的數值時，才反映部分價格，若沒有達到級距中的數值，大家相安無事。
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匯率變化起起伏伏，時升時降，通常都是微幅變化的機會多，巨幅波動的機會少。擔任採購部經理六年期間，儘管新台幣每年升值的幅度雖小，但是許多跡象及預測資料都顯示，往升值方向發展的機會比較大，也就是說降低採購成本的機會大增。於是抱持備而不用，有備無患的心態，每年都在採購合約上載明反映匯率變化的降價機制，果然這六年下來台幣兌換美元的匯率出現逐年升值的現象，而且升值幅度相當可觀，採購合約所定的反映匯率機制充分發揮效用，降低採購成本的成效非常可觀。
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例如當時易開罐採購單價議定到小數點第二位，加上採購數量非常龐大，每年採購數量超過1億支，每支易開罐採購成本每年若降低0.5元， 六年累積下來為公司節省採購成本相當可觀。其他採購案也因為把握匯率變化議題與機會，而降低成本的案例不計其數。
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採購屬於後勤作業中重要的一環，在價值鏈分析中屬於支援性活動，旨在降低總成本。採購人員不應只是被動的購買公司請購部門所提出的請購案，而是要積極任事，勤做功課，多動腦筋，站在客觀的高度，環視內外環境變化，思考對降低公司採購成本有利的議題與機會，主動協調採購數量與時機，扮演更積極的供應角色，對降低公司經營成本做出更有意義的貢獻。
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供應廠商不乏精明幹練的談判高手人才，公司要降低採購成本絕對不是一廂情願就能達到目的，而是要務實地把握有利議題與機會，用心溝通，機智談判，說服對方，才能爭取有利交易條件。
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